滋賀県近江八幡市JR安土駅前で社会保険労務士をしている小辰です。
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先日の記事にて有給休暇の年間５日間の取得義務について書きました。
2019年4月より、有給休暇の制度が大きく変わったのですが、これについて「年次有給休暇管理簿」の作成が求められるようになりました。
年次有給休暇管理簿とはどういったものなのでしょうか？
今回はこの辺りに触れていこうと思います。
年次有給休暇管理簿とは？
2019年4月より年次有給休暇が10日間付与される労働者に対して年間5日間の有給休暇の取得が義務付けされました。
それに伴い、従業員ごとに「年次有給休暇の管理簿」を作成し、有給休暇の取得の把握を義務付けられました。
有給休暇管理簿にはどういった事を記載すればよいのか？保存期間は？様式は？などについて触れていきます。
年次有給休暇管理簿の記載内容とは？
では有給休暇管理簿にはどういった事を記載すればよいのでしょうか？
最低限定めるべきものとして、以下の3つが挙げられます。
- 時季
- 日数
- 基準日
時季というのは年次有給休暇を取得した日付のことをいいます
日数は年次有給休暇の取得日数です。
基準日というのは雇い入れされた日から起算して6ケ月を経過した日(年10日以上の有給休暇を付与した日)を指します。
これらが明記された書類を労働者ごとに作成すれば足りるとされています。
こちらは年次有給休暇の管理簿の見本となります。
年次有給休暇管理簿の保存期間は？罰則はある？
さて年次有給休暇の管理簿に関してですが、保存義務があります。
保存期間は有給休暇を与えた期間中及び当該期間満了後3年間の保存義務があります。
ちなみに年次有給休暇管理簿は労基法109条に規定する「重要な書類」に分類されておらず同条で保存が義務付けされている労働者名簿や賃金台帳などとは性格が異なる書類に当たるとされています。
ですので労基法120条の第1号による109条違反による罰則は適用されないとされています。
※30万円以下の罰金
年次有給休暇の管理簿の作成方法は？
では会社ごとに年次有給休暇の管理簿を用意しようとした時はどのような体裁や形式にすればよいのでしょうか？
作成方法として以下の方法があります。
・紙に記入
・Excelに記入
・勤怠管理システムを利用
管理簿には先ほど述べた最低限の項目が盛り込まれたものであれば体裁や形式にこだわらず、自社の管理体制に合った形で運用すれば足りるとされています。
年次有給休暇管理簿の作成の趣旨は、「年5日の年次有給休暇を確実に取得させること」です。
ですので特に様式などは指定されていないので、会社ごとに使いやすい管理簿を使用すればよいという事ですね。
年次有給休暇の作成方法として上記の3つをあげましたが、それぞれのメリットデメリットも合わせて紹介します。
紙に記入
紙に記入する方法はアナログなやり方ですが、まだまだ浸透しているやり方のように思います。
表を作ってそのまま記入するというわかりやすい方法です。
しかし、記入漏れがあった際は数字が合わなくなってしまい正確な記録が取れなくなってしまいます。
また管理簿事体を紛失してしまう可能性もあるため、あまりおすすめしません。
Excelで管理
続いてExcelを使って管理する方法です。
Excelの年次有給休暇の管理簿はネットで検索して頂ければいくつかテンプレートが出てきます。
これらを使用してもらえばよいかと思います。
Excelの計算機能を活かば計算間違いなども無くなり確実な管理が出来るようになります。
ただし、こちらも記入漏れがあった際は数字が合わなくなるため注意が必要です。
とはいえ費用も掛からずに管理できる方法ですのでおすすめの管理方法と言えます。
勤怠管理ソフトで管理
最後は勤怠管理ソフトを使用した場合です。
勤怠管理ソフトとはパソコンやスマホを用いて、従業員の方の勤怠管理を行うソフトです。
システム化することにより、自動集計され事務員の方の負担の減少や出退勤時刻の正確な把握もでき、大変便利なソフトです。
有給休暇の管理簿もソフトにて管理することが出来ます。
有給を使えば自動で管理簿の方に反映されるため、管理のミスがなくなるかと思います。
そういった意味でおススメです。
デメリットとしては導入費用や毎月のランニングコストが掛かってしまうことです。
また初期設定等、ソフトを使いこなすのにある程度時間が掛かる可能性があります。
とはいえ勤怠管理ソフトは便利なものですので、導入することはおススメです。
おわりに
今回は年次有給休暇管理簿について書きました。
有給休暇は労働者の権利でありながら、取得率が低いことが課題とされていましたが、法整備が進み取得率は向上しております。
有給休暇管理簿を作成することで、従業員の方に確実に有給休暇を消化して頂けるのではないかと思います。
それだけに作成する意義は大きいですね。
有給休暇管理簿についてご相談や会社の労務についてお悩みの事業者様がおられましたらお気軽にご相談ください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
